Wer bekommt welche Mails
Jeder bekommt ausschließlich Nachrichten zu seinen eigenen Aufträgen:
- Closer: zu allen Aufträgen, die er selbst angelegt hat.
- Setter: zu den Aufträgen, bei denen er als Setter eingetragen ist.
- Inhaber: bekommt hierüber nichts zusätzlich. Für ihn bleibt es bei den company-weiten Owner-Mails unter Einstellungen, Tab "Benachrichtigungen" — sonst käme jede Nachricht doppelt.
Fremde Aufträge der Company löst niemand aus. Ist derselbe Mensch bei einem Auftrag gleichzeitig Closer und Setter, bekommt er trotzdem nur eine Mail.
Sofort oder Tageszusammenfassung
Sofort per Mail, weil sie eine Handlung auslösen: Auftrag unterschrieben, Zahlung ausgefallen, Chargeback eröffnet, Auftrag storniert.
In der Tageszusammenfassung, weil sie zur Kenntnis genommen werden: Zahlung eingegangen, Zahlung nachgeholt, Mahnstufe erreicht, an Inkasso übergeben, Rückerstattung, Rate wird fällig, Auftrag vollständig bezahlt, Abrechnung erstellt, Auszahlung freigegeben, Fixum gebucht.
Die Zusammenfassung kommt morgens gegen 7:30 Uhr — und nur dann, wenn wirklich etwas passiert ist. Gab es an einem Tag keine Ereignisse, wird für diese Person auch keine Mail verschickt.
Selbst einstellen
In der Seitenleiste unter Benachrichtigungen steht je Ereignis ein Schalter mit drei Optionen: Sofort,Tageszusammenfassung und Aus. Die Einstellung gilt pro Person und pro Company — wer in mehreren Companys arbeitet, stellt sie je Company getrennt ein. Wer nichts umstellt, bleibt bei der Vorgabe oben.
Die wichtigste Mail: Zahlung ausgefallen
Sie kommt, sobald eine Kartenzahlung platzt oder eine Rate einesDauerauftrags überfällig wird. Sie nennt Kunde, Auftrag und Betrag, gibt die Rückmeldung des Zahlungsanbieters wieder und enthält zwei Links: einen direkt auf den Auftrag und einen direkt auf die Erfassung des Ausfallgrundes.
Ausfallgrund festhalten
Auf der Auftrags-Detailseite gibt es die Karte Zahlungsausfälle mit einer Zeile je geplatzter Zahlung. Solange kein Grund erfasst ist, ist die Zeile hervorgehoben und trägt das Kennzeichen Grund fehlt. Zur Auswahl stehen:
- Stornierungs- oder Widerrufsanfrage
- Deckung fehlt
- Karte abgelaufen oder ersetzt
- Kunde nicht erreichbar
- Sonstiges
Dazu kommt ein freies Notizfeld. Das ist mehr als Buchhaltung: hat der Kunde eine Stornierung angefragt und niemand hält das fest, mahnt das System ihn weiter, während längst etwas anderes vereinbart ist — sieheMahnwesen und Inkasso.
Erfassen darf der Closer des Auftrags und derInhaber. Der Inhaber sieht jeden erfassten Grund mit Name und Zeitpunkt.
Was reine Setter bekommen
Reine Setter arbeiten reporting-only (sieheProvisionen). Sie werden informiert, wenn ein Auftrag unterschrieben oder storniert wird, wenn Geld eingeht und wenn eine Zahlung ausfällt — davon hängt ihre Provision ab. Sie können den Auftrag aber nicht öffnen und den Ausfallgrund nicht erfassen; ihre Links führen aufProvisionen. Mahnstufen, Inkasso-Übergabe, Chargebacks und Ratenfälligkeiten sind Inkasso-Arbeit des Closers und gehen an reine Setter nicht raus.
Absender und Protokoll
Diese Team-Mails kommen immer von CloserCart über den Plattform-Versand, nicht über deinen eigenen SMTP-Absender. Sie gehen an dein eigenes Team, nicht an Kunden — und sie dürfen nie ausfallen, nur weil noch kein eigener Absender verbunden ist. Jede versendete Team-Mail steht im Protokoll unterEinstellungen, Tab "Benachrichtigungen", Unterpunkt "Protokoll".