Wo du die Vorlagen findest
Öffne Einstellungen, Tab "Benachrichtigungen", Unter-Tab "E-Mails". Dort liegt jede Mail als eingeklappte Karte. Ein Klick öffnet den Editor mit Betreff, Überschrift, Text, Button-Beschriftung und Fußzeile. Ein Toggle oben trennt die beiden Gruppen:
- An deine Kunden: alles, was extern an den Käufer geht.
- An dein Team: die internen Benachrichtigungen an dich und die Owner.
Solange du eine Vorlage nicht anfasst, verschickt CloserCart den geprüften Standard-Text. Sobald du speicherst, trägt die Karte das Badge "Angepasst" und deine Fassung gilt. Mit "Auf Standard zurücksetzen" holst du jederzeit den Original-Text zurück.
Mails an deine Kunden
| Wann sie rausgeht | Automatisch ergänzt | |
|---|---|---|
| Vertrag bestätigt | Direkt nachdem der Kunde den Vertrag unterschrieben hat. | Button "Vertrag herunterladen", plus die Liste mitunterzeichneter Zusatzdokumente. |
| Zahlungsbestätigung | Sobald eine Zahlung eingeht oder der Auftrag ausgeglichen ist. | Tabelle mit den eingegangenen Zahlungen, Summe und offenem Rest. |
| Danke & nächste Schritte | Einmalig, sobald die erste Zahlung des Kunden eingegangen ist. | Button zur individuellen Danke-Seite, nur wenn am Produkt bzw. Preispunkt eine Danke-URL hinterlegt ist. |
| Checkout-Link | Automatisch beim Erstellen eines Auftrags und wenn du im Closer-Cockpit auf "Per E-Mail senden" klickst. | Button "Angebot überprüfen" mit dem persönlichen Bestell-Link des Kunden, darunter der Link in Textform. |
| Zahlung fehlgeschlagen | Sofort, wenn eine Abbuchung platzt. Freundlich, keine Mahnung. | Button auf die Bezahlseite. |
| Zahlungserinnerung | Einige Tage später, wenn weiterhin nichts eingegangen ist. | Button auf die Bezahlseite. |
| 1., 2. und letzte Mahnung | Nur bei eigener Mahnsequenz. Rechtlich wirksame Erklärungen. | Button auf die Bezahlseite. |
| Zahlung vollständig erhalten | Sobald der Auftrag ausgeglichen ist, auch über das Inkasso. | Kein Zusatzblock. |
Die Mahnstufen sind ausführlich unterMahnwesen und Inkasso beschrieben. Sie gehen ausschließlich über deinen eigenen, verbundenen Absender (SMTP) raus.
Mails an dein Team
| Wann sie rausgeht | Automatisch ergänzt | |
|---|---|---|
| Neuer signierter Auftrag | Sobald ein Kunde einen Vertrag unterschreibt. | Button "Auftrag öffnen" (Magic-Link, loggt dich direkt ein). |
| Zahlung eingegangen | Sobald zu einem Auftrag Geld eingeht. | Zahlungstabelle plus Button "Auftrag öffnen". |
Diese Mails gehen an alle Owner deiner Company. Der Button ist ein Magic-Link, der dich ohne Passwort einloggt und direkt zum Auftrag springt, deshalb bekommt ihn nur dein Team, niemals ein Kunde.
Platzhalter
Platzhalter in geschweiften Klammern füllt CloserCart beim Versand mit den echten Werten des Auftrags. Jede Karte zeigt dir, welche Platzhalter für genau diese Mail sinnvoll sind.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{kunde_vorname} | Vorname des Kunden. |
{kunde_name} | Voller Name des Kunden. |
{firma} | Dein Firmenname (der Gläubiger). |
{produkt} | Name des Produkts. |
{auftragsnummer} | Auftragsnummer, z.B. 1042. |
{vertragsdatum} | Datum der Unterschrift. |
{betrag} | Jetzt fälliger Betrag. |
{offener_rest} | Gesamter offener Rest des Vertrags. |
{frist_datum} | Zahlungsfrist dieser Mahnstufe. |
Schreibst du einen Platzhalter falsch, bleibt er unverändert in der Mail stehen. So siehst du sofort im Test, dass etwas nicht passt. Nutze am besten nur die Platzhalter, die die jeweilige Karte vorschlägt.
Text formatieren
- Absätze: eine Leerzeile zwischen zwei Zeilen wird zu einem neuen Absatz.
- Fettschrift: Text zwischen zwei Sternchen, also
**so**, erscheint fett. Das ist die einzige Auszeichnung. - Kein HTML, keine Links: aus Sicherheitsgründen baust du kein eigenes Markup und keine fremden Links ein. Den einen Button jeder Mail setzt CloserCart selbst, du änderst nur seine Beschriftung.
Die systemverwalteten Blöcke
Manche Mails enthalten funktionale Teile, die CloserCart automatisch nach deinem Text einsetzt: die Zahlungstabelle in der Zahlungsbestätigung, die Download-Liste in der Vertragsmail, den Bestell-Link-Button in der Checkout-Link-Mail, den Button zur individuellen Danke-Seite in der Danke-Mail, den Login-Button in den Team-Mails. Diese Blöcke lassen sich nicht entfernen, damit keine Mail versehentlich ihre Kernfunktion verliert. In der Karte steht jeweils unter "Automatisch ergänzt", was dazukommt. Deinen Text schreibst du drumherum.
Eine Mail abschalten
Über den Schalter "Diese Mail versenden" kannst du eine einzelne Vorlage komplett deaktivieren. Dann verschickt CloserCart sie nicht mehr. Überlege dir das bei den Kunden-Mails gut: die Zahlungsbestätigung dient dem Kunden zum Beispiel als Beleg.
Testen und Absender
Jede Karte hat unten ein Feld "Testmail an" mit deiner Adresse und einen Button "Testmail senden". Die Testmail nutzt Beispieldaten, zeigt auch den systemverwalteten Block und trägt "[Test]" im Betreff. So siehst du die fertige Mail, bevor sie an echte Kunden geht.
Unter welcher Adresse deine Kunden-Mails rausgehen, richtest du getrennt ein, sieheEigener Absender (SMTP). Ohne eigenen Absender kommen sie von [email protected], Mahnungen werden dann gar nicht verschickt, sondern nur im Protokoll vermerkt.