Mahnwesen und Inkasso

So läuft ein Mahnlauf ab

Meldet Stripe eine fehlgeschlagene Abbuchung (typischerweise eine geplatzte Rate einer Aufteilung), startet CloserCart automatisch einen Mahnlauf für diesen Auftrag:

1. Sofort: Die Service-Mail "Zahlung fehlgeschlagen"geht an den Kunden. Ihr Button führt ihn auf die Zahlseite (siehe unten), auf der er die offene Rate begleichen kann. Das ist ausdrücklich nochkeine Mahnung.
2. Nach einigen Tagen: Die Zahlungserinnerung, falls weiterhin nichts eingegangen ist.
3. Danach: Je nach gewähltem Modus mahnst du selbst in drei Stufen, oder die Forderung geht direkt an Paywise.
4. Zum Schluss: Die Forderung erscheint unter"Bereit für das Inkasso" und wartet auf deine Bestätigung.

Zahlt dein Kunde zwischendurch, endet der Mahnlauf von selbst und der Kunde bekommt die Bestätigung "Zahlung vollständig erhalten" statt einer weiteren Mahnung.

Die Zahlseite für offene Beträge

Jeder Mahnlauf führt deinen Kunden auf eine eigene Zahlseite unter der Adresse /pay, getrennt vom normalen Checkout unter /c. Hier gibt es keinen Vertrag und keine Unterschrift mehr, nur noch die offene Zahlung. Die Seite ist mit den Daten des Auftrags vorausgefüllt: Vertragsnummer, Produkt und der offene Betrag stehen unter der Überschrift "Offene Zahlung begleichen". Der Link bleibt auch dann nutzbar, wenn der ursprüngliche Angebots-Link nach 48 Stunden schon abgelaufen ist.

Der Kunde wählt zuerst, wie viel er zahlt:

• Überfälligen Betrag zahlen: nur die aktuell fällige Rate. Diese Option ist vorausgewählt, wenn eine überfällige Rate bekannt ist.
• Gesamten offenen Betrag zahlen (Sondertilgung): den kompletten Restbetrag auf einmal.
• Freier Betrag: ein selbst gewählter Betrag, mindestens die fällige Rate.

Nach "Weiter zur Zahlung" öffnet sich das Stripe-Bezahlfeld mit allen Methoden, die in deinem Stripe-Konto aktiv sind: Karte,Apple Pay und Google Pay, Klarna,SEPA-Lastschrift und PayPal. Hast du zusätzlich eine Bankverbindung hinterlegt, zeigt die Seite den Abschnitt"Per Überweisung zahlen" mit Empfänger, IBAN, BIC und dem Verwendungszweck aus deiner Vertragsnummer. Nach erfolgreicher Zahlung bestätigt die Seite mit "Zahlung erhalten" und der Mahnlauf endet automatisch.

Zahlungsnachweis per Screenshot

Zahlt dein Kunde per Überweisung, dauert der Geldeingang oft mehrere Tage. Damit er in dieser Zeit keine weitere Mahnung bekommt, lädt er direkt auf der Zahlseite einen Screenshot der Überweisung hoch. Der Button dafür heißt "Zahlungsnachweis hochladen", erlaubt sind PNG, JPEG und WebP bis 6 MB.

Der Nachweis landet als "pending" in deinem Dashboard. Solange er offen ist, pausiert der Mahnlauf, es geht also keine Mahnung raus. Der Kunde sieht dazu die Bestätigung, dass ihr den Nachweis prüft und er bis dahin keine Mahnungen bekommt.

In der Dashboard-Karte "Zahlungsnachweise prüfen" siehst du pro Nachweis den Auftrag, den Kunden, den Upload-Zeitpunkt und den offenen Rest. Über"Nachweis ansehen" öffnest du das hochgeladene Bild. Dann entscheidest du:

• Zahlung bestätigen: Du trägst den bestätigten Betrag ein (vorausgefüllt mit dem offenen Rest) und bestätigst. CloserCart verbucht ihn als Überweisung, der offene Rest sinkt und, wenn damit alles beglichen ist, endet der Mahnlauf. War nur ein Teil offen, läuft der pausierte Mahnlauf danach weiter.
• Ablehnen: Passt der Nachweis nicht, lehnst du ihn ab. Der Mahnlauf läuft dann normal weiter.

Wer mahnt: du oder Paywise?

Paywise mahnt selbst. Deshalb entscheidest du unterEinstellungen, Tab "Benachrichtigungen", Unter-Tab "Mahnwesen", wie weit CloserCart geht:

• Nur Zahlungserinnerung, dann Paywise (Standard): Du schickst die Service-Mail und eine Erinnerung. Danach übernimmt Paywise mit erster und zweiter Zahlungsaufforderung und, falls nötig, dem gerichtlichen Mahnverfahren.
• Eigene Mahnsequenz, dann Paywise: Du mahnst selbst in drei Stufen (1. Mahnung, 2. Mahnung, letzte Mahnung vor Inkasso). Mehr Kontrolle über den Ton, mehr rechtliche Verantwortung bei dir. Erst danach geht die Forderung raus.

Die Fristen jeder Stufe stellst du in Tagen ein. Die letzte Mahnung setzt automatisch eine Nachfrist von 14 Tagen, alle anderen Stufen 7 Tage.

Deine Firma mahnt, nicht CloserCart

Mahnungen gehen ausschließlich über deinen eigenen verbundenen Absender raus. Rechtlich mahnt der Gläubiger, nicht das Werkzeug, und dein Kunde soll deinen Namen im Postfach sehen. Solange du keinen eigenen Absender verbunden hast (siehe Eigener Absender (SMTP)), werden Mahnungen nicht versendet, sondern im Protokoll als "Nicht gesendet" mit Begründung vermerkt. Testmails kannst du trotzdem jederzeit an dich selbst schicken.

Mail-Vorlagen anpassen

Im Tab Benachrichtigungen, Unter-Tab "E-Mails", liegen alle Vorlagen als eingeklappte Karten. Ein Umschalter trennt die Mails an deine Kunden von denen an dein Team. Die sechs Stufen des Mahnwesens (von"Zahlung fehlgeschlagen" bis"Zahlung vollständig erhalten") stehen bei den Kunden-Mails. Ein Klick öffnet den Editor für Betreff, Überschrift, Text, Button-Beschriftung und Fußzeile.

• Platzhalter wie {betrag},{kunde_vorname}, {auftragsnummer} oder{frist_datum} füllt CloserCart beim Versand.
• Eine Leerzeile beginnt einen neuen Absatz,**Sternchen** setzen einen Teil fett.
• Testmail senden schickt die Vorlage mit Beispieldaten an eine Adresse deiner Wahl, erkennbar am Zusatz "[Test]" im Betreff.
• Auf Standard zurücksetzen stellt den CloserCart-Text wieder her.

Die drei Mahnstufen sind rechtlich wirksame Erklärungen. Sie müssen Gläubiger, Forderungsgrund, Betrag und eine konkrete Frist nennen. Lass deine Texte im Zweifel anwaltlich prüfen, bevor du sie scharf schaltest.

Protokoll und Nachweis-PDF

Das Protokoll im Unter-Tab "Protokoll" listet jede Mail, die CloserCart für dich verschickt hat: Zeitpunkt, Art (mit Auftragsnummer), Empfänger, Betreff und Status. Pro Eintrag lädst du einSendeprotokoll als PDF herunter, das den Wortlaut der Nachricht enthält und die Absendung belegt. Genau das brauchst du, wenn jemand später behauptet, nie gemahnt worden zu sein.

Das Protokoll behauptet bewusst nicht, dass die Mail beim Empfänger angekommen ist, sondern dass sie abgesendet wurde. Fehlende Angaben bleiben leer statt mit Floskeln gefüllt zu werden.

Zahlungsstreit (Chargeback)

Widerspricht dein Kunde einer Kartenzahlung bei seiner Bank, meldet Stripe einenZahlungsstreit (Chargeback beziehungsweise Dispute). CloserCart reagiert sofort: Der Auftrag wird als strittig markiert und derMahnlauf pausiert. Es wäre falsch, jemanden zu mahnen, während die Zahlung noch bei der Bank geklärt wird. Du bekommst darüber eine Benachrichtigung.

Wie es weitergeht, hängt vom Ausgang ab:

• Du gewinnst den Streit: Die Zahlung bleibt bei dir. CloserCart setzt den Mahnlauf dort fort, wo er pausiert wurde.
• Du verlierst den Streit: Das Geld geht an den Kunden zurück. Die Forderung wird dann sofort und automatisch an das Inkasso (Paywise) übergeben, ohne dass du die Übergabe noch einmal bestätigen musst. Du bekommst eine Benachrichtigung mit dem Ergebnis.

Paywise verbinden

1. Konto bei Paywise anlegen und im Paywise-Dashboard je einenTest-Token und einen Production-Token erzeugen.
2. In CloserCart Einstellungen, Tab "Integrationen" öffnen, Abschnitt"Inkasso", Karte Paywise. Beide Keys eintragen.
3. Modus wählen: Im Testmodus laufen alle Übergaben gegen die Paywise-Sandbox, es entstehen keine echten Forderungen. Erst derLive-Modus legt echte Inkasso-Fälle an.
4. Verbindung testen und die Integration aktiv schalten.

CloserCart prüft jeden neu eingetragenen Key gegen Paywise und lehnt ihn ab, wenn er nicht zum gewählten Modus passt. Ein vertauschtes Schlüsselpaar würde sonst echte Forderungen im Testmodus erzeugen.

Die Übergabe an das Inkasso

Eine Übergabe ist eine rechtswirksame Erklärung gegen deinen Kunden, und der Fall ist bei Paywise nach der Freigabe unveränderlich. Deshalb passiert sie nie automatisch, sondern erst nach deiner Bestätigung im Bereich"Bereit für das Inkasso".

Im Bestätigungs-Dialog gibst du an:

• ob dein Kunde Privatperson oder Unternehmen ist,
• dass du deine Leistung erbracht hast (Paywise fragt das verbindlich ab, falsche Angaben lassen die Forderung platzen),
• dass Betrag und Kundendaten stimmen,
• ob dein Kunde die Forderung bestreitet, etwa nach einem verlorenen Zahlungsstreit.

Mit der Übergabe legt CloserCart den Schuldner und die Forderung bei Paywise an, lädt den unterschriebenen Vertrag als Nachweis hoch und gibt den Fall frei. Ab dann läuft die Kommunikation mit deinem Kunden über Paywise. Das Aktenzeichen erscheint, sobald Paywise den Fall angenommen hat.

Rückmeldungen und Zahlungen von Paywise

Nach der Übergabe bleibt der Auftrag mit dem Inkasso-Fall verbunden. CloserCart holt sich den aktuellen Stand von Paywise und schreibt ihn automatisch in den Auftrag zurück:

• Status-Updates: In welcher Bearbeitungsstufe der Fall steht, landet als Ereignis im Verlauf des Auftrags.
• Aktenzeichen: Sobald Paywise den Fall angenommen und ein Aktenzeichen vergeben hat, erscheint es am Auftrag.
• Eingezogene Zahlungen: Zahlt der Schuldner beim Inkasso, verbucht CloserCart den eingezogenen Betrag der Hauptforderung als Zahlung im Auftrag. Der offene Rest sinkt entsprechend.

Ist die Hauptforderung darüber vollständig beglichen, gilt der Auftrag als bezahlt und ein gesperrter Zugang (etwa zur Circle-Community) wird wieder freigeschaltet, genau wie bei einer direkten Zahlung. Nur der Betrag der eigentlichen Hauptforderung zählt dabei für den Auftrags-Fortschritt, die Inkasso-Gebühren rechnet Paywise separat mit dem Schuldner ab.

Voraussetzungen

• Der Auftrag muss unterschrieben sein. Ohne Vertrag gibt es keine Forderungsgrundlage.
• Der Kunde braucht eine vollständige Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land) und die Forderung muss in Euro lauten.
• Für den Versand der Mahnungen brauchst du eineneigenen Absender (SMTP).
• Finanzierungs-Aufträge sind ausgenommen: dort zahlt die Bank aus, es gibt keine Abbuchung, die platzen kann.